Цього разу в своєму блозі я вирішила дати декілька порад з приводу того, як громадським організаціям налагодити ефективний зв'язок із засобами масової інформації. Ні для кого не секрет, що така співпраця може бути не тільки взаємовигідною, а й дуже дієвою. Передусім зауважте, що працювати зі ЗМІ потрібно регулярно, завчасно налагоджуючи необхідні контакти з конкретними журналістами чи редакторами. 

Основним елементом співпраці між громадською організацією та медіа є прес-реліз. Він надсилається на електронну адресу ЗМІ, роздається у прес-папках безпосередньо під час заходу, а уточнена версія, за необхідності, оперативно з’являється на сайті організації та повторно надсилається на скриньки журналістів після заходу.

УВАГА! Подія має бути актуальною для конкретного видання. Запам’ятайте, за браком часу редактор кардинально не перероблятиме ваш прес-реліз, якщо він написаний професійно. Текст має нагадувати готову публікацію в тому вигляді, у якому ви хочете побачити її в ЗМІ.

Структура прес-релізу

- розлогий заголовок, який пояснює суть заходу;

- лід, куди слід винести найважливішу інформацію, де міститимуться відповіді на п’ять основних запитань інформаційного повідомлення: Хто? Що? Де? Коли? Навіщо?

- усі інші, менш значущі, деталі та подробиці.

Не бійтеся цитувати майбутніх учасників заходу, пишіть лаконічно (обсяг прес-релізу не повинен перевищувати 2 сторінок), зрозуміло, уникайте складних конструкцій і професійної лексики, використовуйте «гачки», які можуть зацікавити цільову аудиторію.

Прес-конференція – це прекрасний спосіб проінформувати громадськість про майбутню подію, ваші досягнення або нові послуги, презентувати концепцію розвитку громадської організації тощо. Прес-конференція як засіб спілкування з журналістами несе в собі низку загроз, тому до її проведення слід ретельно підготуватися.

Основні етапи підготовки до проведення прес-конференції

- впевніться, що в організації прес-конференції дійсно є необхідність, вам є що сказати й ви готові відповідати на запитання будь-якого характеру;

- узгодьте список доповідачів та запрошених журналістів;

- підготуйте роздаткові матеріали для представників ЗМІ, розішліть попередньо електронні версії прес-релізів та ознайомте доповідачів із медіа-кейсами;

- напередодні події нагадайте ЗМІ про проведення вашої прес-конференції та ще раз запросіть їх відвідати цю події (краще телефоном);

- забезпечте належні умови проведення прес-конференції: приміщення, технічні засоби, вода, достатня кількість стільців, таблички з іменами учасників і т.д.

УВАГА! Напередодні розсилки прес-релізів, перевірте, чи не збігається дата вашої прес-конференції з іншими цікавими та важливими подіями, які можуть зацікавити медіа.

Інтерв’ю – ще одна нагода розповісти, чим живе ваша громадська організація у вигідному для вас світлі. Розмову можете ініціювати як ви, так і журналіст. У будь-якому разі варто дотримуватися декількох правил, які допоможуть уникнути неприємностей:

- слід з’ясувати, яке видання представляє журналіст, котрий хоче взяти у вас інтерв’ю. Важливо, щоб ваше ім’я та назва організації не асоціювалися в громадськості з «жовтою» пресою, проте будьте делікатні – не допускайте конфліктних ситуацій чи образ у бік медійників;

- уточніть, яку форму матиме інтерв’ю (друкована версія, аудіо- чи телеформат, прямий ефір або запис);

- за потреби, попросіть перелік запитань заздалегідь, аби не розгубитися та підготуватися краще;

- бажано зустрічатися з інтерв’юером особисто, ніж давати інтерв’ю телефоном. Так ви зможете надати журналісту детальнішу інформацію у вигляді фотографій, презентацій, посібників чи документів;

- продумайте, які провокаційні запитання можуть виникнути під час розмови, завчасно підготуйте відповіді на них.

Досягайте результатів і залишайтеся з ГУРТом!