Очевидно кожен організатор великого заходу, конференції чи семінару хоче, щоб його подія вдалася, учасники були задоволені та довго розповідали про свою участь у цій події іншим.

Традиційно після кожного заходу, команда ГУРТа робить його оцінку, що допомагає нам уникати помилок у майбутньому та розвивати те, що добре працює і забезпечує результат. І судячи з позитивних і надихаючих відгуків учасників та команди фасилітаторів, напрацьованих результатів, можна з упевненістю сказати, що Кримська весна розвитку 2012 вдалась!

Здійснений після заходу аналіз допоміг виявити деякі фактори, які, на нашу думку, вплинули на успішність Кримської весни розвитку. Сподіваюсь, ця інформація буде корисною читачам порталу ГУРТ, а також тим, хто зацікавлений лише в успішних та результативних заходах.

Дванадцять простих кроків до успішної конференції

Зарезервуйте дату. Інформація про час та місце проведення Кримської весни розвитку з’явилась за 6 місяців до події та поширювалась вже під час Національного ярмарку інституційного розвитку, що відбувся 17 листопада 2011 року. На цей момент вже працювала он-лайн реєстрація, що дозволило зібрати навколо події зацікавлених учасників.



Оберіть правильний час і місце. Травень в Криму вже теплий, але не перенасичений туристами. Ялта, Лівадійський палац, просторе приміщення для Відкритого простору – все це допомогло багатьом учасникам забути про домашні справи та швидко включитись у роботу конференції.



Спробуйте Відкритий простір. Формат заходу напевне став шоком для тих, хто відвідує традиційні конференції, але магія Відкритого простору та майстерність фасилітаторів зробили неможливе :). Не вірите? Розпитайте очевидців.



Закладіть в програму сієсту. Як організатори, ми подбали про те, щоб учасники мали достатньо часу не лише на роботу, а й на спілкування та відпочинок. Саме з цією метою, програма конференції передбачала щоденну 3-годинну сієсту :)



Розділіть функції організатора та фасилітатора. Маючи у своїй команді досвідчених українських фасилітаторів Відкритого простору, ми все ж таки вирішили не робити все своїми руками, а залучити одного з найбільш досвідчених фасиліторів сучасності Джо Тьопфера та команду асистентів. Кожен мав своє конкретне завдання та сферу відповідальності, що створило комфортні умови для роботи учасникам та непомітність організаторів як таких.



Залучіть Правління. Участь Голови Правління Сергія Іванюка та Голови ревізійної комісії – Олексія Мелещука не лише змістовно збагатила роботу тематичних груп, а й дозволила багатьом учасникам конференції оцінити переваги зацікавленого в розвитку організації Правління.





Залучіть гуру. Інтелектуальний внесок батька Відкритого простору - Гарісона Оуена під час підготовки та під час робочої сесії з лідерства складно переоцінити. Гуру все таки надихають :)



Запросіть професіонала. Участь Джо Тьопфера у заходах ГУРТа – це справжня гарантія німецької якості в українських умовах.



Подбайте про різноманіття учасників. Досвідчені будівельники громадянського суспільства, аматори, митці, підприємці, депутати, консультанти, тренери, літні та юні… Схід і Захід, мешканці мегаполісів та сільських громад – все це різноманіття стало запорукою продуктивної роботи і появи нових і несподіваних результатів.



Працюйте командою. Делегування повноважень, перерозподілення функцій, залучення думаючих волонтерів, чек-лісти допоможуть Вам уникнути передконференційного стресу.



Не замовляйте wi-fi. Деякі учасники скаржились на відсутність wi-fi на території проведення конференції. Зрозумівши, що нету «нету», і спілкуватись з ноутбуком чи фейсбуком не буде можливості, довелось спілкуватись з живими людьми. І це було правильним рішенням.



Припиніть відшкодовувати кошти за проїзд. Це хороший фільтр для відбору мотивованих учасників і можливість знайти в межах програми конференції додатковий час на корисне.



Фото: Андрій Овчарук

Якщо ця інформація Вам була корисною і допомогла, напишіть, будь ласка, про це у коментарях :)