Національний Демократичний Інститут оголошує Запит на пропозиції з розробки цифрових комунікаційних стратегій та інноваційних інструментів для залучення громадян через FaceBook, Instagram, Telegram і YouTube

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

Національний Демократичний Інститут (НДІ) активно підтримує зусилля України у зміцненні демократичних інститутів та просуванні демократичних реформ шляхом підтримки ефективного врядування та залучення громадян, зміцнення політичних партій та розвитку громадянського суспільства, моніторингу виборів та посилення політичної участі жінок.

Програма НДІ із залучення громадян працює із організаціями громадянського суспільства, які залучають громадян та заохочують їх брати активну участь у політичних процесах та національних реформах у їх громадах. Впродовж останніх років, діяльність громадянського суспільства мала відчутний вплив на процес реформ, у тому числі шляхом спрямування громадського запиту щодо імплементації виборчої реформи, конституційної реформи, судової реформи та процесу національного та місцевого референдумів. Партнери НДІ підвищують обізнаність громадян про політичні реформи на онлайн та офлайн публічних заходах і дискусіях, інформаційних годинах і турнірах з політичних дебатів, а також оприлюднюють інформацію в електронних і соціальних медіа. У зв’язку з повномасштабною війною, яка триває в Україні, НДІ та його партнери звертаються до громадян України за допомогою різних медіа-інструментів і залучають їх до обговорення реконструкції та відновлення України та національних реформ відповідно до рекомендацій ЄС.

ЗАГАЛЬНИЙ ОГЛЯД

НДІ шукає кваліфіковану агенцію (або консультантів/ок), які б допомогли організаціям громадянського суспільства, які є партнерам НДІ, в оцінці їхніх цифрових комунікаційних стратегій та охопленні більшої кількості аудиторії. У результаті отриманої допомоги партнери НДІ розроблять/оновлять власні комунікаційні стратегії, поновлять соціальні мережі (Фейсбук, Інстаграм, Телеграм та YouTube), розроблять креативний та привабливий контент, а також покращать свої цифрові комунікації.

НДІ планує знайти кваліфіковану агенцію (або консультантів/ок), які б також навчили громадських активістів інноваційним методам комунікації та навичкам, які б дозволили активістам розробити зрозумілі повідомлення для підвищення рівня залучення громадян до національних реформ, активізму, прийняття рішень та інших політичних процесів. Мета полягає в тому, щоб покращити цифрові комунікації організаціям громадянського суспільства, які є партнерам НДІ, та розширити їхні знання про цифрові інструменти залучення громадян.

НДІ шукає послуги від кваліфікованих агенцій/консультантів/консультанток для покращення цифрової комунікації партнерів НДІ з громадянського суспільства та удосконалення їхніх знань про цифрові інструменти залучення громадян. В результаті співпраці з потенційними особами/агенціями НДІ очікує на:

1. покращення рівня онлайн-комунікації та медіа-присутності партнерів НДІ;

2. підвищення рівня знань партнерів НДІ щодо спілкування в соціальних мережах;

3. менторство та підтримка партнерів НДІ для покращення їхньої присутності в соціальних мережах.

ЗАГАЛЬНИЙ ОПИС РОБОТИ

НДІ має намір залучити до надання послуг авторитетного/у та кваліфікованого/у постачальника/цю, який/а би допоміг/допомогла щонайменше 8 партнерам НДІ з громадянського суспільства в оцінці їхніх стратегій цифрових комунікацій та покращив/ла їхні соціальні мережі для охоплення ширшої аудиторії. У результаті отриманої допомоги партнери НДІ розроблять/оновлять власні комунікаційні стратегії, оновлять соціальні мережі (Фейсбук, Інстаграм, Телеграм та YouTube) із креативним та привабливим контентом, а також покращать свої цифрові комунікації.

Загальні завдання

1. Самооцінка цифрових комунікацій організацій громадянського суспільства:

a. Розробити форму самооцінки для внутрішнього аналізу цифрових стратегій комунікацій, яку заповнять організації громадянського суспільства.

b. Проаналізувати форму самооцінки, яку заповнять організації громадянського суспільства

2. Оцінка цифрових комунікацій організацій громадянського суспільства:

a. Проаналізувати цифрові комунікації та соціальні мережі громадських партнерів НДІ.

b. Якщо можливо, проаналізувати комунікаційну стратегію партнерів НДІ і порівняти їх фактичну цифрову комунікацію із наявною стратегією.

c. Провести кількісний та якісний аналіз соціальних мереж партнерів НДІ.

            i. Проаналізувати аудиторію соціальних мереж за останні півроку;

            ii. Проаналізувати візуальні елементи та контент соціальних мереж за останні шість місяців;

            iii. Оцінити частоту розміщення, джерела згадок, географію.

d. Визначити тенденції, сильні сторони та проблемні моменти комунікації партнерів НДІ у соціальних мережах загалом та кожну з громадських організацій окремо.

e. На основі оцінки розробити загальну характеристику та рекомендації комунікацій партнерів у соціальних мережах.

f. Створити індивідуальні рекомендації для кожної з соціальних платформ партнерів НДІ.

g. Розробити загальний звіт про оцінку, включаючи загальні та індивідуальні рекомендації, і надати його НДІ та громадським партнерам.

3. У консультації з НДІ розробити навчальну програму для громадських організацій.

4. Провести навчання в рамках затвердженої програми для громадських організацій.

5. Провести індивідуальні консультації та менторство для кожного з партнерів НДІ.

a. Допомогти громадським організаціям у розробці та оновленні цифрових комунікаційних стратегій, візуальних матеріалів і контенту.

6. Моніторити цифрові комунікації партнерів у соціальних мережах і надсилати їм зворотний зв’язок протягом року.

З огляду на ситуацію з поширенням Covid-19 та повно-масштабної війни в Україні всі послуги за умовами цього запиту на початку дії підписаних контрактів будуть надаватися дистанційно. Якщо згодом НДІ та обрані постачальники послуг спільно дійдуть висновку, що загальна епідемічна ситуація та безпекова ситуація в Україні покращились, може очікуватись необхідність особистої офлайн консультації/тренінгу/навчання.

ТЕРМІНИ

Заявки просимо надсилати до 24 листопада 2022. Раннє подання заявок заохочується. Очікується, що договір буде діяти з грудня 2022 до листопада 2023 року з можливістю продовження. Оплата буде здійснена відповідно до умов контракту та на основі виконаної роботи, а також відповідно до політики НДІ. НДІ залишає за собою право зв’язатись із тими, хто подав заявки, для отримання додаткової інформації та роз’яснень щодо заявок після дедлайну.

КВАЛІФІКАЦІЇ ТА ДОСВІД

Потенційні постачальники повинні подати письмову пропозицію до НДІ до зазначеного вище терміну для повного розгляду. У всіх заявках повинна бути вказана кваліфікація учасника/ці, що підтверджує здатність виконувати обов‘язки, передбачені секцією “Загальний опис роботи” цього запиту на пропозиції. Подані заявки мають містити інформацію про наявність таких кваліфікацій та досвіду:

• Досвід успішної реалізації подібних проектів;

• Досвід надання подібних послуг не менше 3 років до початку виконання робіт;

Для того щоб бути допущеним до участі в тендері, пропозиція повинна містити:

     •    Загальну та довідкову інформацію про постачальника, включаючи резюме основного персоналу та організаційний/корпоративний профіль для організацій. У цьому розділі слід продемонструвати:

            ○   Знання щодо оцінки, вдосконалення та розробки цифрових комунікаційних стратегій, управління та аналізу ефективності медіа-кампаній, а також покращення цифрової присутності;

            ○   Досвід розробки креативного контенту для публікації на різних медіа-платформах, таких як Facebook, Instagram, Telegram і YouTube;

            ○   Організації та компанії заохочується, але не зобов`язуються, подавати будь-які документи, які демонструють їхню прихильність сприянню інклюзивності, різноманітності та стійкості через внутрішні політики та практики.

     •    Приклади успішної реалізації проектів зі схожим обсягом робіт;

     •    За можливості, вкажіть клієнтів, з якими ви співпрацювали;

     •    рекомендаційні листи та/або контакти (мобільний телефон та електронна пошта) щонайменше двох (2) рекомендодавців для засвідчення попереднього досвіду та надання зворотнього зв’язку;

     •    ПІБ підписанта договору, реєстраційна та податкова документація;

     •    Детальна фінансова пропозиція щодо всіх витрат, пов’язаних з послугами, викладеними в розділі обсягу робіт:

            ○   Вкажіть погодинну ставку з урахуванням усіх податків, зборів та очікуваного рівня роботи (кількість годин) для кожної з послуг, зазначених в розділі “Обсяг Робіт” для співпраці з 1 громадською організацією (ГО) та 8 ГО.

            ○   Будь ласка, додайте запропоновані умови оплати як частину подання заявки.

НДІ оцінюватиме пропозиції на основі досвіду постачальника та здатності відповідати опису необхідних послуг, досвіду/репутації, прикладів успішного виконання попередніх проектів із подібним обсягом робіт, а також вартості та співвідношення ціни та якості.

Якщо виконання робіт, які має виконати постачальник, вимагає залучення субпідрядників, це повинно бути чітко зазначено в пропозиції. НДІ не відмовиться від розгляду пропозиції на основі використання субпідрядників; однак НДІ залишає за собою право відмовити субпідрядникам, обраним постачальником. Будь ласка, зверніть увагу, що обрані постачальники повинні використовувати стандартний шаблон контракту НДІ, копію якого можна отримати за запитом.

Тендерна пропозиція має бути дійсною протягом 60 днів із дати закінчення цього запиту на пропозицію.

КОНТАКТНІ ДАНІ ТА ТЕРМІНИ ПОДАННЯ ЗАЯВОК

Будь ласка, надсилайте пропозиції українською мовою електронною поштою на [email protected] до кінцевого терміну, зазначеного в розділі “Терміни”. Запитання, які стосуються оголошення, слід надсилати на ту саму адресу електронної пошти до 15 листопада. Відповіді на надіслані запитання будуть надіслані всім постачальникам, які висловили зацікавленість в участі в тендері, електронною поштою не пізніше 18 листопада.

НДІ залишає за собою право відхилити будь-які чи всі заявки та вносити зміни у заявки до підписання контракту. НДІ не несе відповідальності за будь-які витрати, пов'язані з підготовкою, передачею або презентацією матеріалів, надісланих у відповідь на це оголошення. НДІ не надає гарантій щодо точності будь-якого елементу і не несе відповідальності за будь-яке використання, або опору на інформацію надану у цьому оголошенні, а також за будь-які заявлені претензії. Очікується, що тендерні пропозиції будуть дійсні протягом шести місяців з дати публікації оголошення.

Кандидати/ки повинні надати інформацію про будь-які відомі минулі, теперішні або майбутні відносини з будь-якими сторонами, пов'язаними з НДІ. Наприклад, кандидат/ка повинні повідомити, якщо в їхній наглядовій раді є члени/кині, які одночасно є, або були у минулому, членами/кинями ради НДІ. Кандидат/ка також підтверджує, що запропоновані ціни були визначені самостійно та без цілі обмеження конкуренції з іншими кандидатами/ками, включаючи, але не обмежуючись дочірніми компаніями, і що ціни не були та не будуть свідомо розголошуватися будь-якому іншому кандидату/ці, якщо це не передбачено законодавством. Невиконання цих вимог може призвести до того, що НДІ доведеться переглянути своє рішення.

ІНФОРМАЦІЯ ПРО НДІ

Національний Демократичний Інститут (НДІ) є некомерційною, неурядовою організацією, яка працює задля посилення демократичних інститутів у всьому світі шляхом залучення громадянського суспільства, сприяючи відкритості та підзвітності влади. НДІ підтримує зусилля з місцевої демократизації в Україні з 1992 року.

Для отримання додаткової інформації про НДІ, будь ласка, відвідайте: www.ndi.org.