Занурення у бізнес процеси  і делегування – знайти власну золоту середину, щоб і власник не вигорів і бізнес не прогорів.

Коли ми лише починаємо бізнес, переважна більшість підприємців зіштовхуються з цим болісним почуттям, що  з одного боку потрібно знати на практиці усі бізнес процеси, і поки ти сам це не зробиш, то за тебе точно ніхто краще не виконає, та з іншого боку така історія повного занурення в операційну діяльність призводить до втрати стратегічної мети бізнесу і  замість планування  і масштабування бізнесу, підприємець поступово перетворюються на бога Шиву.  Бог, який все створює  своїми  руками  і ними ж все руйнує.  Багатозадачність та багато функціональність призводить до поступового вигорання і  точно не веде до збільшення прибутків.

Давайте розглянемо на прикладі:

Уявимо, що ви стоматолог і ви вирішили відкрити власний стоматологічний кабінет. Як правило, ви почнете з того, що самі будете шукати приміщення, замовляти обладнання, господарчі товари, матеріали, придумувати логотип,  візитки і запускати рекламу, яка чогось не приносить клієнтів, або їх дуже мало, відповідно самі записувати клієнтів, обдзвонювати їх , щоб ті не забули про запис і відповідно самі обслуговувати тих клієнтів та лікувати їх зуби. І уявіть таку картинку, ось вам телефонує клієнт, а у вас в кріслі  - інший з розкритим ротом і ви такі «зачекайте, рот не закривайте»,  і починаєте записувати іншого клієнта, чи уточнюєте проблемне питання, чи можливо, він зателефонував сказати, що відміняє запис чи переносить його. Припустимо, ви  все ж таки не робите це під час обслуговування клієнта, а після, чи пізно ввечері. У випадку, якщо це перенос чи відміна запису – ви втратили  свій час і нікого іншого на цей час не записали, якщо це проблемне питання – воно може бути ургентним, а ви не взяли трубку і таким чином погіршили відносини зі своїм клієнтом, чи взагалі його втратили, або цей клієнт забув про запис, усі ми люди, і що тоді? Ви б мали усім попередньо нагадати і повідомити через особистий дзвінок чи повідомлення. Як не крути, сервіс виходить такий собі. Та найгірше в цій ситуації, що ви втрачаєте гроші в будь-якому випадку і в додачу зменшуються ще ваші власні психологічні ресурси, які іноді важко і довго поновлюються, а при постійному стресі і навантаженні призводять до повного вигорання професійного і емоційного, коди і гроші і бізнес вже не в радість і клієнта хочеться послати за далекі гори й полонини.  

А ще потрібно вирішувати фінансові питання, оплачувати податки,  робити звіти і продумувати шляхи залучення нових клієнтів та власного просування, а ще потрібно кабінет тримати в стерильній чистоті, тобто після робочого дня у 8 годин, додається ще година на прибирання і 2 години на подзвонювання клієнтів. Ось тут власне все треба порахувати і подумати, що доцільніше, напевно, якимось чином оптимізувати процеси, і одним з таких способів є делегування тих процесів, де вас можуть замінити інші люди без втрати якості вашого товару чи послуги, яку надаєте.

Отже, на прикладі, стоматологічного кабінету, доцільним стає перерозподіл завдань і  робіт між адміністратором, маркетологом, і \чи таргетологом, і\чи  сммником, в залежності від задач,  бухгалтером і менеджером з чистоти.

В такому випадку, коли у вас з’являється фінансист, який надає рекомендації, як оптимізувати витрати, ціноутворення та як збільшити прибуток, бухгалтер, який забирає частину рутини по веденню фінансової частини вашого  бізнесу, адміністратор, який робить все, щоб максимально зменшити частину «пробілів» і не упустити клієнта та надати усю відповідну інформацію, відповідає на телефоні дзвінки, планує ваші записи і  дивиться за залишками матеріалів, і у вас не стається неочікуваної нестачі. Прибиральниця тримає ваш кабінет в чистоті і порядку. Сммник і чи таргетолог нлаштовує рекламу і веде ваші сторінки.

 І що відбувається?  У вас вивільняється час на розвиток вашого бізнесу і, найголовніше, у вас збільшується кількість клієнтів, а це означає, що потрібно розширювати послуги і брати на роботу інших лікарів. Отже, у вас з’являються нові задачі і нові перспективи, а у вашого бізнесу – збільшення прибутків.  А зростання прибутків прямо пропорційно до зростання вашого бізнесу.

З одного боку, коли ви починаєте бізнес вам дійсно прийдеться зануритись у всі процеси, але лише для того, щоб потім розуміти, які завдання та інструкції формувати для своїх підлеглих та ефективно контролювати їх належне виконання та досягнення бізнес цілей.

Найбільшою пасткою в цьому є те, що в якийсь момент підприємець забуває, що основною його задачею є розвиток бізнесу і збільшення прибутків, стратегічне планування і покращення усіх процесів, а не операційне їх виконання всіх задач власноруч.

Для розуміння усіх процесів потрібен час, але точно не роки і не вічність інакше ваш бізнес перетворюється у Сізифову працю, з постійними відкатами назад.

Що варто розуміти?

1)      Усі виклики, які вас очікують на початку:

• Розглянемо  плюси і мінуси власного бізнесу.
• Почнемо з мінусів:
  • На початку потрібно багато часу і сили, щоб зрозуміти і запустити усі процеси.
  • Можливі проблеми фінансування при не стабільних продажах.
  • Можливо доведеться багато працювати, навіть і ночами.
  • Переважно на початку потрібні значні інвестиції.
  • Умови в яких живемо потребують від підприємця швидкої адаптації до змін і швидких рішень.
  • Можливе попадання у лунки невизначеності і розгубленості.
  • Підвищення рівня відповідальності і  зобов'язань.
  • Можливе виникнення почуття самотності, коли бізнес тільки на старті.

2)      Заради чого ви займаєтесь цим бізнесом і що він вам може принести  в майбутньому

(перелік може бути інший), але найбільш поширеними є:

• Заробіток, новий фінансовий рівень, необмежені прибутки.
• Свободу вибору часу, занять, напрямку бізнесу відповідно вашим вподобанням чи інтересам.
• Нові навички, вміння, контакти, які вас збагатять як особистість і\чи професіонала, постійне самовдосконалення.
• Статус керівника, лідера, людини, яка допомагає, управляє, надихає і надає можливості праці і самореалізації для інших.
• Самодостатність і свобода від рамок, можливість формувати своє життя самостійно.
• Підвищення рівня і якості життя, здійснення забутих чи нових мрій, реалізація хобі і бажань.

Повертаючись до нашого початкового питання про розуміння на практиці усіх бізнес процесів  - є важливою складовою бізнесу, налагоджувати їх  і вчасно делегувати – це пряма необхідність і умова розвитку вашого бізнесу. Детально усі ці питання ми практично розбираємо на тренінгах «Розпочни свій бізнес» та «Розвивай свій бізнес» від Міжнародної організації праці.

Більше про можливості долучитись на такі тренінги, ви можете прочитати на сторінках «Ресурсного центру «Гурт» чи слідкувати за оголошеннями і можливостями в соціальних мережах сертифікованої теренрки програм ILO Ольги Маліхатко: Фейсбук https://www.facebook.com/trainerolgamalikhatko

Інстаграм @malikhatko

Бізнес-тренерка

Ольга Маліхатко