Оголошення про тендер (RFQ)

Номер RFQ: TCA-RFQ-OPS0004/22  

Дата оголошення:16 листопада, 2021

Кінцевий термін подання: 26 листопада, 2021

Опис: Послуги з ІТ-підтримки

Замовник: Проєкт USAID «Трансформація комунікацій» (ТСА)

Фінансування: Агентство США з міжнародного розвитку (USAID),

Контракт USAID № 72012120C00003

Реалізація: Кімонікс Інтернешнл Інк.

Контактна особа: Любов Коноплина, Фінансовий та Адміністративний менеджер, [email protected]

***** КОДЕКС ЕТИКИ ТАДІЛОВОЇ ПОВЕДІНКИ *****

Кімонікс прагне провести чесні закупівлі та обирає постачальників ґрунтуючись лише на об’єктивних критеріях ведення бізнесу, а саме ціні та технічних перевагах. Кімонікс очікує від постачальників дотримання Стандартів ділової поведінки, з якими можна ознайомитися за посиланням   https://www.chemonics.com/our-approach/standards-business-conduct/

Кімонікс не дозволяє шахрайства, змови учасників тендеру, фальсифікації пропозицій/ставок, хабарництва або компенсаційних виплат («відкатів»). Порушення будь-якою юридичною або фізичною особою цих стандартів призведе до дискваліфікації щодо участі у закупівлях, відсторонення від закупівель у майбутньому, а інформація про порушника може бути передана до USAID та Управління Генерального інспектора.

Співробітникам та агентам Кімонікс суворо забороняється вимагати або приймати будь-які гроші, гонорари, комісії, кредити, подарунки, грошові винагороди, цінності або компенсації від поточних або потенційних постачальників в обмін на або в якості винагороди за співпрацю. Співробітники та агенти, які демонструють таку поведінку підлягають звільненню, а інформація про них повинна бути доведена до відома USAID та Управління Генерального інспектора. Крім того, Кімонікс зобов’язується повідомити USAID та Управління Генерального інспектора про будь-які пропозиції, з боку постачальників, грошей, гонорарів, комісії, кредиту, подарунків, грошової винагороди, цінностей або компенсації для отримання можливості співпраці.

Учасники тендеру повинні включити наступну інформацію у свої пропозиції: 

• Інформацію про будь-які близькі, сімейні або фінансові відносини з Кімонікс або співробітниками Проєкту. Наприклад, якщо двоюрідний брат або сестра учасника тендеру працює у Проєкті. 

• Інформацію про будь-які сімейні або фінансові відносини з іншими учасниками тендеру, які подали пропозиції. Наприклад, якщо батько учасника тендеру є власником компанії, яка подала іншу заявку. 

• Засвідчення, що ціни у пропозиції були визначені самостійно, без консультацій, перемовин або угоди з будь-яким іншим учасником тендеру або конкурентом з метою обмеження конкуренції. 

• Засвідчення, що уся інформація у пропозиції та супровідних документах є вірною і точною.
• Засвідчення розуміння та згоди із забороною Кімонікс щодо шахрайства, хабарництва та компенсаційних виплат («відкатів»).

Будь ласка, звертайтеся до Мітри Калегіан   ([email protected]) з будь-якими запитаннями щодо вищенаведеної інформації або для повідомлення про можливі порушення. Про потенційні порушення також можна повідомити безпосередньо офіс Кімонікс у Вашингтоні, контактні деталі якого можна знайти, перейшовши за вищезазначеним посиланням.

Розділ 1:        Інструкції для учасників тендеру

1. Вступ: «Трансформація Комунікацій» (ТСА) - це проєкт Агентства США з міжнародного розвитку, що втілюється компанією Кімонікс Інтернешнл Інк. Метою Проєкту «Трансформація Комунікацій» є партнерство з урядом України, приватним сектором та громадянським суспільством з метою зміцнення опірності української демократії за допомогою інноваційних комунікаційних ініціатив. В рамках проєктної діяльності TCA потребує придбання послуг з підтримки інформаційних технологій (ІТ) для забезпечення ефективних офісних операцій шляхом надання експертної інсталяції, підтримки та усунення несправностей, якщо це необхідно, для офісного обладнання, програмного забезпечення та мереж. Метою цього Оголошення є отримання цінових пропозицій на вищезгадані послуги.

Учасники тендеру несуть відповідальність за забезпечення того, щоб їхні пропозиції, подані до Кімонікс, відповідали інструкціям, термінам та умовам, зазначеним у цьому Оголошенні про тендер. Недотримання інструкцій, викладених у цьому Оголошенні про тендер може призвести до дискваліфікації учасника.

2. Термін та порядок подання пропозицій: Пропозиції повинні бути отримані не пізніше, ніж о 17:00 за Київським часом, у п’ятницю 26 листопада 2021 р. за допомогою листа електронної пошти на адресу  [email protected], з копією на адресу Елізабет Воффорд, Операційного та Грантового Директора [email protected].

Будь ласка, вказуйте номер Оголошення про тендер в усіх поданих документах. Пропозиції, отримані після зазначеного кінцевого терміну, можуть вважатися як такі, що були подані запізно та будуть розглянуті Кімонікс на власний розсуд.

3. Питання: Питання стосовно технічних або адміністративних вимог цього Оголошення про тендер можна надсилати до 17:00 за Київським часом понеділка, 22 листопада, 2021 р. електронною поштою на адресу [email protected]. Питання повинні бути надані у письмовій формі, телефонні дзвінки прийматися не будуть. Питання та  запити про надання роз’яснень, а також відповіді на них, які, на думку Кімонікс, можуть становити інтерес для інших учасників тендеру, можуть бути надіслані усім потенційним учасникам тендеру, які виявили зацікавленість у цьому тендері.

Лише письмові відповіді від Кімонікс вважаються офіційними та беруться до уваги при розгляді пропозицій. Будь-яка усна інформація, отримана від співробітників Кімонікс або інших осіб, не вважається офіційною відповіддю на питання, що стосуються цього Оголошення про тендер.

4. Обсяг Робіт: Розділ 3 містить обсяг робіт щодо необхідних послуг

5. Пропозиції: Пропозиції у відповідь на це Оголошення мають зазначатись із фіксованою ціною за системою “все включено”. Ціни повинні бути представлені в гривнях (грн). Ціни повинні включати всі витрати. Пропозиції повинні залишатися чинними протягом не менше 30 (тридцяти) календарних днів після граничного строку пропозиції. Учасники повинні надавати розцінки на офіційному бланку або в офіційному форматі; у випадку, коли це неможливо, учасники тендеру можуть заповнити таблицю в Розділі 3.

Крім того, учасникам тендеру, які відповідають на це Оголошення про тендер, мають надати:

-       Організаціям, які відповідають на це Оголошення про тендер - копію реєстраційних документів або ліцензію.

-       Фізичним особам, які відповідають на це Оголошення про тендер -  копію  свідоцтва фізичної особи підприємця.

-       Усі учасники конкурсу (організації та фізичні особи) повинні подати супровідний лист із детальним описом сфери діяльності компанії / особи, імен та кваліфікації членів команди (якщо це можливо) та наявності;

-       Мінімум три (3) рекомендації (із іменем та контактною інформацією) із зазначенням відповідних послуг, здійснених за останні три (3) роки, які найкраще ілюструють кваліфікацію організації / особи та минулі результати. Перевагою є рекомендації від USAID або подібних проєктів, що фінансуються донорами. Може здійснюватися незалежна перевірка посилань. Кімонікс залишає за собою право отримувати інформацію про минулі результати з інших джерел, крім тих, що визначені усачником;

-       Опис минулих результатів роботи подібних послуг.

Цінова пропозиція подається окремо від зазначених вище документів. Усі інші частини цієї пропозиції не повинні містити посилання на дані про ціни, для того, щоб технічна оцінка могла проводитися суворо на основі технічних достоїнств.

6. Джерело надходження / національність / виробництво: Усі послуги у рамках цього тендеру повинні мати походження з країн, які мають географічний код USAID 937 та 110 відповідно до Кодексу федеральних положень (Code of Federal Regulations - CFR), 22 CFR §228. Країна-партнер для цього Оголошення про тендер – Україна.

Учасники тендеру не можуть пропонувати або надавати послуги або будь-які товари, які виготовляються або збираються, транспортуються, транспортуються через будь-яку з наступних країн: Куба, Іран, Північна Корея, Сирія.

7. Податки та ПДВ: Угода, згідно з якою фінансується ця закупівля, не дозволяє фінансувати будь-які податки, ПДВ, тарифи, мита чи інші збори, встановлені будь-якими чинними законами в країні-партнера. Жодні такі податки, ПДВ, тарифи, мита або збори країни-партнера не сплачуються згідно з договорами, що є результатом цього Оголошення про тендер. Відтак, UCBI II оплачуватиме вартість послуг без ПДВ.

Компанія Кімонікс Інтернешнл Інк. є виконавцем програм та проєктів міжнародної технічної допомоги в Україні відповідно до Угоди між Урядом України та Урядом США про гуманітарне та техніко-економічне співробітництво від 07 травня 1992 року (далі – «Угода») та закуповує товари, роботи і послуги для виконання згаданого проєкту міжнародної технічної допомоги, відповідно до зазначеної вище Угоди та Порядку залучення,  використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року N153 (153-2002-п) «Про створення єдиної системи залучення,  використання  та  моніторингу міжнародної технічної допомоги»; вартість таких товарів (робіт, послуг) звільняється від податку на додану вартість (ПДВ).

Закупівля товарів, робіт та послуг здійснюється коштом проєкту міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (типу) товарів, робіт та послуг, зазначених у плані закупівель.

Проєкт надає переможцю тендеру копію реєстраційної картки Проєкту, в рамках якої здійснюється закупівля товарів, робіт і послуг, виданої Міністерством економічного розвитку і торгівлі України (МЕРТУ) та засвідчену печаткою Проєкту, а також копію плану закупівлі або витяг з плану закупівлі, завірені печаткою Проєкту.

Учасник тендеру складає в установленому нижче порядку податкову накладну щодо надання товарів (робіт, послуг) з поміткою «Без ПДВ». У податковій накладній зазначається підстава для звільнення від ПДВ (назва Проєкту, номер і дата відповідного контракту). Субпідрядник подає до державного податкового органу за своїм місцезнаходженням декларацію з урахуванням зазначених вище операцій та вказує код пільги по податку на додану вартість № 14060049 відповідно до Довідника податкових пільг.

БУДЬ ЛАСКА, ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Учасники тендеру повинні ствердно заявити в своєї пропозиції, що вони розуміють, що Кімонікс звільнений від сплати ПДВ і що це звільнення буде застосоване до всіх рахунків-фактур. Відсутність заяви учасників тендеру про намір визнати звільнення від ПДВ може бути підставою для виключення з розгляду відповідно до цього Оголошення про тендер.

8. Номер DUNS: компанії чи організації, будь то для отриманняприбуткучи для некомерційноїдіяльності, потрібнонадатиномерУніверсальної Системи Нумерації Даних(DUNS), якщо ії вибрано для заключення договору у відповідь на це RFQ, вартість якого перевищує або дорівнює 30 000 доларів США (або еквівалент в іншій валюті). Якщо учасник тендеру не має номера DUNS і не може отримати його до закінчення терміну подання заявки, він повинен включити заяву, в якій зазначається його намір зареєструватися для номера DUNS, якщо його виберуть як успішного постачальника або пояснить, чому реєстрація для номера DUNS неможлива. Зв’яжіться з Dun & Bradstreet за допомогою цієї веб-формою, щоб отримати номер: https://fedgov.dnb.com/webform. Подальші вказівки щодо отримання номера DUNS будуть надані компанією Кімонікс за запитом.

9. Право брати участь в тендері: Подаючи пропозицію на участь у тендері учасник підтверджує, що він та його основні співробітники не є такими, яким тимчасово заборонено, тимчасово призупинено або взагалі заборонено отримання фінансування або допомоги Уряду США. Кімонікс не укладає угод з фірмами, яким тимчасово заборонено, тимчасово призупинено або взагалі заборонено отримання фінансування або допомоги Уряду США.

10. Оцінка пропозицій та визначення переможця:

Винагорода буде призначена відповідальному учаснику тендеру, пропозиція якого відповідає вимогам та інструкціям із запиту, та визначається шляхом аналізу компромісу як найкраще значення на основі застосування наступних критеріїв оцінки. Бали не нараховуються за вартість, яка в першу чергу оцінюється на предмет реалістичності та обгрунтованості. Для цілей загальної оцінки цього Оголошення, фактори технічної оцінки, крім вартості, у поєднанні вважаються приблизно рівними факторам витрат. Якщо технічні показники визначені рівними або майже рівними, вирішальним фактором стане вартість.

Відносна важливість кожного окремого критерію визначається кількістю балів нижче:

Будь-ласка, зверніть увагу на те, що у разі суттєвих недоліків та невідповідності вимогам тендерного Оголошення при поданні пропозиції, пропозиція може бути визнана „невідповідною” і тим самим дискваліфікована з розгляду. Кімонікс залишає за собою право відмовитися від незначних недоліків на власний розсуд. Потребуються лише найкращі пропозиції.

Передбачено, що вибір переможця буде виконано базуючись виключно на технічно прийнятній ціновій пропозиції.

Проте Кімонікс залишає за собою право здійснити будь-яку з наступних дій:

Кімонікс може вести переговори з та/або задавати уточнюючі питання  будь-якому учаснику тендеру.

• Перевага надаватиметься учасникам, які можуть виконати повний технічний обсяг робіт, згідно з Оголошенням про тендер. Проте Кімонікс може надати перевагу учаснику лише частково, або розділити перемогу між різними постачальниками, якщо це відповідатиме найкращим інтересам проєкту Трансформація комунікацій.
• У будь-який момент Кімонікс може скасувати це Оголошення про тендер.
• Кімонікс може відхилити будь-які або всі пропозиції, якщо такі дії будуть вважатися в найкращих інтересах Кімонікс.

Будь ласка, зверніть увагу на те, що подаючи пропозиції, учасник тендеру розуміє, що Агентство США з міжнародного розвитку не є замовником цього тендеру, й тому всі можливі претензії в письмовому вигляді необхідно подавати до Проєкту Трансформація комунікацій, а Агентство США з міжнародного розвитку не прийматиме та не розглядатиме претензії щодо закупівель своїх контракторів. Кімонікс на свій власний розсуд приймає остаточне рішення щодо претензій, пов’язаних із цим тендером.

11. Правила та умови: Це лише запит на подання пропозицій. Оголошення цього тендеру ні в якому разі не зобов’язує компанію Кімонікс, проєкт TCA, або Агентство США з міжнародного розвитку укладати договори або оплачувати витрати, що були понесені потенційними учасниками тендеру при підготовці та поданні пропозицій.

На цей запит поширюються стандартні правила та умови компанії Кімонікс. Ці правила та умови поширюються на будь-який присуджений контракт; копія повного переліку правил та умов надається за запитом. Будь ласка, зверніть увагу на наступні правила та умови:

(a)   Згідно з правилами компанії Кімонікс, оплата здійснюється протягом 30 днів після доставки та приймання будь-яких товарів або результатів робіт. Оплата здійснюється лише компанії-переможцю цього тендеру; оплата не здійснюється третій стороні.

(b)  Будь-який контракт, присуджений за результатами цього Оголошення про тендер, базується на фіксованій ціні. Контракт буде укладатися у формі замовлення на надання послуг.

(c)   Забороняється поставка товарів або послуг, які були виготовлені, зібрані, доставлені, перевезені через територію або іншим чином мають стосунок до наступних країн: Бірма (М’янма), Куба, Іран, Північна Корея,   Сирія.

(d)  Будь-які міжнародні перевезення літаком або морські перевезення, що здійснюються в рамках цього договору, повинні бути здійснені американськими перевізниками.

(e)   Законодавство США забороняє проведення транзакцій, постачання ресурсів і надання підтримки юридичним і фізичним особам, що пов’язані з тероризмом. Постачальник за будь-яким контрактом, присудженим за результатами цього Оголошення про тендер, повинен забезпечити дотримання цього законодавства.

Розділ 2: Необхідні документи

Для надання допомоги учасникам тендеру у підготовці пропозицій, нижче наведений перелік документів, які необхідно включити у пропозицію:

□ Супровідний лист, підписаний уповноваженим представником учасника тендеру (див. Розділ 4).

□ Копію реєстраційного свідоцтва учасника тендеру та ліцензій на здійснення відповідної діяльності (див. Розділ 1.5).

□ Опис технічної експертизи для досягнення визначеного обсягу роботи;

□ Опис минулих результатів роботи з надання подібних послуг;

□ Контактна інформація щодо принаймні трьох (3) рекомендації минулих або теперішніх клієнтів із зазначенням відповідних послуг, здійснених протягом останніх трьох (3) років, які найкраще ілюструють кваліфікацію компанії / фізичної особи та минулі результати діяльності (докладніше див. Розділ 1.5).

□ Офіційну цінову пропозицію, включаючи підтвердження технічної кваліфікації (див. Розділ 3 щодо обсягу роботи, необхідної технічної кваліфікації та шаблону для надання цінової пропозиції).

Розділ 3:     Технічні характеристики та технічні вимоги

Метою цього запиту є залучення фірми до надання послуг ІТ-підтримки для Кімонікс та проєкту «Трансформація комунікацій». За запитом фірма надає наступні ІТ-послуги та супровід відповідно до стандартів та політики USAID та Кімонікс:

• Апаратне забезпечення (ноутбуки HP / Dell / Apple, монітори, док-станції, мережеве обладнання, принтери / сканери, мобільні телефони)

 Підтримка, налаштування, обслуговування та усунення несправностей

Профілактичне технічне обслуговування всіх пристроїв на Проєкті

• Програмне забезпечення (Microsoft Azure, Windows 10, MacOS, програми Office 365, програми Adobe CC, VPN-клієнт)

 Підтримка, налаштування, оновлення та усунення несправностей

Підтримка безпеки пристрою (шифрування та сувора політика застосування пароля)

• Мережа (модем ISP, локальна мережа, бездротові точки доступу, комутатор, маршрутизатор, брандмауер, ДБЖ)

Підтримка підключення до Інтернету та локальної мережі, обслуговування та усунення несправностей

 Маршрутизатор / брандмауер Cisco, комутатор, бездротова точка доступу, основна підтримка ДБЖ та усунення несправностей

 Мобільні телефони (Apple та Android)

 Підтримка, обслуговування, оновлення та усунення несправностей

Крім того, учасники тендеру повинні гарантувати надання наступного:

• 10 годин щомісячних локальних відвідувань та віддалена підтримка з можливістю оплати за годину, якщо проєкт перевищує щомісячний час ІТ-підтримки.

• Проактивні щотижневі локальні відвідування для проведення профілактичного ІТ-обслуговування.

• Після (робочого часу) екстреної телефонної ІТ-підтримки.

• Прибуття на місце з моменту запиту – на протязі 2-х годин.

Технічна кваліфікація, якою повинен володіти обраний учасник тендеру:

• Мінімум 5 років досвіду та послужний список надання послуг ІТ-підтримки, як зазначено в Обсязі робіт.

• Персонал, призначений для виконання цих завдань, повинен мати мінімум три роки досвіду, наявність всіх необхідних сертифікатів та ліцензії відповідно до місцевого законодавства та нормативних актів. Вкрай бажано, щоб співробітники були уповноважені надавати послуги підтримки обладнання, програмного забезпечення та мережевих елементів, перелічених у Обсязі робіт.

• Принаймні один співробітник повинен володіти англійською мовою на професійному рівні як для розмови, так і для читання, щоб спілкуватися із співробітниками Проєкту.

• Надзвичайно важливим буде вважатись досвід роботи з USAID чи іншими проєктами, що фінансуються донорами в Україні, та реалізуються такими неприбутковими організаціями як Кімонікс.

У наведеній нижче таблиці наведено перелік послуг за Оголошенням. Учасникам пропонується надати одиничні пропозиції, що містять інформацію нижче, на офіційному бланку чи офіційній пропозиції. Якщо це неможливо, учасники тендеру можуть заповнити цей Розділ 3 та подати підписану / завірену печаткою версію для Кімонікс.

Наведені вище ціни залишаються фіксованими протягом наступних [12] місяців:

____Так                     _______Ні

Розділ 4:       Супровідний лист

Супровідний лист повинен бути надрукований на фірмовому бланку та оформлений/підписаний/завірений печаткою уповноваженим представником учасника тендеру:

Кому:  Кімонікс Інтернешнл Інк., Проєкт «Трансформація комунікацій» (ТСА)

вул.Ярославів Вал, 23-А, 3-й поверх, м.Київ. Україна, 01034

Тема:  RFQ №TCA-RFQ-OPS0004/22   

За місцем вимоги:

Ми, що нижче підписалися, подаємо пропозицію по виконанню усіх робіт, необхідних для діяльності Проєкту відповідно до вимог, вказаних у вищезазначеному Оголошенні про тендер. Пропозиція додається.

Ми визнаємо та погоджуємося з усіма правилами, умовами, спеціальними положеннями та інструкціями, включеними у вищезазначене Оголошення про тендер. Ми також засвідчуємо, що нижчезазначена фірма, а також головні співробітники фірми та усі послуги, зазначені у пропозиції, мають право брати участь та відповідають критеріям прийнятності для даної закупівлі відповідно до умов тендеру та правил USAID.

Крім того, ми підтверджуємо, що за наявною у нас інформацією:

• Ми не маємо близьких, сімейних або фінансових відносин з будь-якими співробітниками Кімонікс або Проєкту Трансформація комунікацій;
• Ми не маємо близьких, сімейних або фінансових відносин з будь-якими іншими учасниками тендеру, що представили свої пропозиції; та
• Ціни у нашій пропозиції були визначені самостійно, без консультацій, перемовин або угоди з будь-яким іншим учасником тендеру або конкурентом з метою обмеження конкуренції.
• Уся інформація, яка міститься у нашій пропозиції, та усі супровідні документи є вірними та точними.
• Ми розуміємо та погоджуємося із забороною Кімонікс щодо шахрайства, хабарництва та компенсаційних виплат («відкатів»).

Цим підтверджуємо, що додані засвідчення та інші заяви є точними, актуальними та повними.

Підпис уповноваженої особи:

ПІБ та посада:

Дата:

Назва компанії:

Адреса компанії:

Телефон та вебсайт компанії:

Реєстраційний номер або номер Свідоцтва платника податків:

№ DUNS Компанії:

Чи є у компанії дійсний банківський рахунок (Так/Ні)?

Офіційна назва, пов’язана з банківським рахунком (для оплати):