Офісний асистент/-ка забезпечує роботу офісу зокрема:

1. Забезпечує циркуляцію документів:

- Отримує від кур’єрських служб чи поштових сервісів кореспонденцію, реєструє та розподіляє її;

- Реєструє та розсилає вихідну кореспонденцію;

- Інколи самостійно доставляє документи;

- Створює, друкує, сканує та копіює документи;

- Слідкує за своєчасним підписанням та передачею документів;

- Відповідає на запити аудиторської компанії.

2. Підтримує робочі процеси:

- Купує квитки, бронює готелі;

- Організовує призначені робочі зустрічі та готує їх підсумок.

3. Здійснює офісний менеджмент:

- Слідкує за термінами і своєчасно сплачує за комунальні послуги;

- Забезпечує офіс канцелярією, офісним приладдям, питною водою, організовує прибирання та ін.

- Слідкує за справністю техніки та обладнання, своєчасно організовує профілактику та ремонт;

- Спілкується з орендодавцем, отримує та відправляє йому документи;

Виконує інші задачі, що входять в компетенцію.

Рівень зайнятості - приблизно 15 годин/тиждень.

Вимоги:

- вміння працювати в команді, керувати процесами;

- хороші знання роботи з електронними таблицями / документами / Google;

- бажаний досвід роботи з планувальниками задач, зокрема Trello;

- потужні організаторські та тайм-менеджерські навички, здатність виконувати багатозадачні завдання;

- вміння вести ділове листування;

- швидке навчання;

- здатність працювати з великим обсягом інформації;

- бажання вирішувати проблеми

- відмінне володіння українською мовою, англійська не нижче Intermediate;

- наявність відкритого ФОП.

Зі свого боку ми пропонуємо:
- оплату праці, що корелює із навантаженням і залежить від кваліфікації та навичок;

- узгодження зручного графіка роботи в офісі (Київ, Поділ);

- приязне робоче середовище;

- можливості для професійного розвитку;

- досвід роботи у міжнародних проєктах.

Важливо: ми очікуємо, що наші ідеальні кандидат/кандидатка поділяє правозахисні цінності та готовий/готова дотримуватися високих етичних стандартів у своїй роботі.

Робота передбачає часткову зайнятість.
Зацікавлених просимо надіслати

• резюме;

• портфоліо;

• короткий мотиваційний лист, у якому вказати бажаний рівень оплати на позиції офісного асистента нашої ГО

до 14 травня на [email protected], зазначивши у темі листа: “Асистент”. Відповідь на резюме буде надано до 18 травня включно, відібрані кандидати будуть запрошені на співбесіду.