23 травня в Харкові успішно пройшов перший «День Донора». Перший не тільки для нашого регіону, але й, за словами всіх присутніх представників донорських структур, - в Україні.

Ідея заходу належить мені, про те як вона виникла писати немає сенсу – дивним є те що ніхто таких заходів не проводив раніше:)

«День Донора» - це зустріч керівників та провідних менеджерів неурядових організацій регіону з представниками донорських структур, які працюють в Україні, а також тих проектів, які допомагають налагодити взаємодію між грантонадавачами та грантоотримувачами.

Задача організаторів – зробити цей захід якомога кориснішим для обох сторін. На мою думку, організації «Толеранс центр», яку я представляю, та нашим партнерам – Громадському об’єднанню «Поступ» та Фонду місцевої демократії, вдалося впоратись з цим завданням.

І ми, організатори, і учасники, і наші гості з донорських фондів сподіваємось що «День Донора» стане традиційним, буде проводитись у Харкові як мінімум раз на рік. Також ми будемо раді якщо організації з інших регіонів країни скористаються нашим досвідом і поширять традицію в інших регіонах. Власне, в цьому записі я спробую поділитись досвідом, показати з якими перешкодами ви можете зіштовхнутися при підготовці свого «Дня Донора», на що варто звернути увагу…

Час.

Як усі знають, час є одним з найважливіших ресурсів. Ви будете витрачати («вкладати») свій час та час своїх партнерів, на ваш захід витратять свій час донори, яким (у більшості випадків) доведеться їхати в ваше місто зі столиці, колеги-НУОшники, яким треба буде запланувати відвідання вашого заходу в своєму насиченому робочому графіку. Поважайте свій час і час людей,з якими працюєте!

Підготовку заходу варто починати за 45-60 днів до дати його проведення, при цьому в якщо в цей період будуть державні свята – подовжуйте його ще на кілька днів.

Сама дата проведення теж має бути обрана з урахуванням багатьох критеріїв: свята, відпустки, інші заходи, які можуть проводитись в цей день або близько до нього, ситуація з квитками і т.п. Наприклад, я хотів провести захід не 23, а 27 травня, але 27-го в школах країни відбудуться «останні дзвоники» і потенційні учасники, діти яких ходять в школу, не змогли б прийти (до того ж, сам маю намір сходити в свою рідну школу на свято:))

Усі переговори мають починатися тільки після того, як визначена дата проведення.
Анонсування ж події, прийом заявок і т.п. навпаки має починатися НЕ РАНІШЕ, ніж за 10-15 днів до заходу, але й не пізніше ніж за тиждень.

Подія має бути «гарячою», але не занадто: якщо анонсувати дуже рано, людина може зацікавитись і записатися, але потім звикне до думки про захід, він стане для нею не таким привабливим, згодом з’являться більш «яскраві» «подразники» і т.п.

В той же час, якщо дуже пізно анонсувати, хтось може елементарно не побачити анонс, не почути від колег, не встигне змінити плани, тощо.

Час проведення має бути зручним для киян (гостей) з урахуванням приїзду - від’їзду їхніх потягів. Ми проводили основну частину (безпосередньо сам захід) з 11 до 15 години. Варто зауважити, що на день участі у вашому заході представники донорів швидше за все запланують відвідання своїх теперішніх чи потенційних партнерів, тому затримувати їх на цілий день теж не варто.

Місце.

Особливих вимог до місця проведення «Дня Донора» немає, принаймні, вони нічим не відрізняються від звичайних заходів такого типу. Має бути зручно, забезпечено достатню кількість місць, технічних засобів і т.п. Бажано передбачити місце для кава-брейку та неформального спілкування

Партнери.

На моє глибоке переконання (прошу не ображатися співорганізаторів), залучати до проведення заходу партнерів варто лише у тому випадку, коли без них не можна обійтися (або неможливо провести подію на належному запланованому рівні).

Як кажуть, у перемоги багато батьків, а поразка завжди сирота. Успіх ви ділитимете з партнерами порівну, але за невдачу доведеться відповідати самому. В роботі ж з партнерами часто виникають непорозуміння, у партнерів можуть бути різні бачення та сприйняття окремих моментів, різні пріоритети, тощо.

Якщо вже ви вирішили залучати партнерів, варто якомога краще «розписати» функції кожного, поставити конкретні вимірювані завдання, і обов’язково хтось має бути координуючим центром (пам’ятайте про партнерів Лебедя, Рака і Щуку з відомої байки).

Програма.

Програма «Дня Донора», який відбувся 23 травня, була дуже простою і зрозумілою: по черзі виступили всі представники донорських та «навколо-донорських» структур, відповіли на запитання, потім, після перерви, - «панельна дискусія». Це програма «основного заходу», адже була ще прес-конференція (інформаційна агенція сама запропонувала, для нас висвітлення в місцевих ЗМІ не було пріоритетом – донорам було цікавіше поспілкуватися з місцевими НУОшниками, ніж журналістами), були особисті зустрічі донорів з партнерами. У нас було 5 презентацій (дивіться все у звітах про подію на порталі ГУРТ), панельна дискусія відбулася доволі жваво, в неї були включені не тільки київські гості та експерти, але і майже весь зал.

Через щільність графіку довелося її переривати, потенційно могла б тривати ще скільки ж.

На наступний рік я планую проведення заходу в два дні: перший так само як і в цьому році, а другий вже без гостей з донорських фондів, присвячений тренінгам з написання проектів, взаємодії зі ЗМІ і т.п. (тематику зацікавлень можна визначити при обробці реєстраційних анкет від учасників заходу). В другий день також можна провести регіональні дискусії, вже без донорів, між собою.

При модеруванні заходу важливо спиратися не на заздалегідь складений графік, а на реакцію залу, на зацікавлення та потреби гостей і слухачів. Десь щось можна скоротити, на щось можна виділити більше часу, щось поміняти місцями. Звичайно, при цьому варто радитись з партнерами та гостями.

Вашою метою є те, щоб НУОшники та донори якомога більше отримали одні від одних, програма та перебіг заходу мають бути зорієнтованими в першу чергу на досягнення цієї мети!

Донори.

Слід зазначити, що донори які до нас приїхали відразу дуже схвально поставились до ідеї проведення заходу. Можу сказати однозначно: їм такі заходи потрібні!

В категорію «донори» ви також можете включати організації та проекти, які допомагають налагоджувати стосунки між грантодавцями та НУО, однак все ж таки нас в першу чергу цікавлять саме грантодавці.

У нас, повторю, гостей було п’ятеро, усіх вистачило часу, всі встигли нормально розповісти про свої фонди та програми, відповісти на запитання, поспілкуватися, обмінятися думками, тощо. Думаю, кількість гостей 5-7 є ідеальною.

При меншій кількості захід може бути не таким цікавим для слухачів, при більшій він або занадто розтягнеться, або у гостей буде замало часу для презентацій та спілкування з аудиторією.

Неприємно здивувало при підготовці заходу те, що донорські фонди не відповідають на листи електронної пошти. Я відправляв пропозиції про участь в заході більше ніж 20 фондам. Відповіді отримав з двох – вони погодились. Ще двом передзвонив, сказали що листів не бачили, переслав на інші адреси – теж погодились. Від інших реакції нуль. Телефонувати усім нажаль не було часу, та й склад учасників мене особисто задовольнив. Адреси бралися з офіційних сайтів фондів!

Тому раджу після відправлення листа передзвонювати адресатам. Крім того, бажано вибудувати «рейтинг» донорів, яких хотіли б побачити у себе. Працювати треба починати з найкращих, і вже коли хтось з них відмовляється – переходити до тих хто в «рейтингу» знаходиться нижче. Бо надмірна кількість гостей, як я вже писав вище, теж не є бажаною.

Учасники.

Бажано щоб ваш «День Донора» відвідало не менше 50-ти слухачів! Донори їдуть здалеку, витрачають час та кошти своїх фондів, тому їм потрібна аудиторія.

Крім кількісних характеристик аудиторії важливими є також якісні: на ваш захід мають потрапити лише професіонали, люди яким дана тема дійсно важлива і цікава! Тому якщо кількість заявок перевищуватиме кількість місць (а це є бажаним), варто влаштувати відбір. По-перше, керівник організації є більш бажаним слухачем, ніж волонтер, який може бути «не в темі», ставити недолугі запитання, затягуючи час усіх присутніх та знижуючи рівень діалогу (волонтери – не ображайтесь:)).

По-друге, варто відбирати не більше 2-х осіб від однієї організації. По-третє, дивіться мотивацію *пункт про яку має міститися в анкеті учасника): якщо людина хоче потрапити на захід, дійсно вважає його для себе важливим – вона потрудиться змістовно заповнити всі пункти анкети. Якщо ж анкета заповнена недбало, відповіді не змістовні – можливо, цій людині не так вже й цікавий ваш захід.

Звичайно, певну кількість учасників вам доведеться запросити особисто, не очікуючи від них анкет: якщо ви вважаєте що від участі цих людей якість заходу буде вищою – чому б ні?

Необхідно обов’язково виділити людину, яка буде приймати та обробляти анкети, відповідати на листи, дзвінки, тощо, стосовно заходу! Усім хто прислав анкету чи написав листа обов’язково треба дати відповідь (на відміну від інших:)).

Інформування.

Наявність сайту події суттєво полегшує процес проведення інформаційної кампанії. Я давній прихильник гуглівського сервісу Blogspot, тому змайструвати «швидко сайт» на цій платформі та наповнювати його було справою легкою і швидкою. Можна інформувати про подію на власному сайті організації, хоча це менш зручно. Єдине чого не варто роботи – платити комусь за розробку сайту:) (Про гроші буде нижче). При бажанні можете скористуватися моїм http://donorday.blogspot.com/ (згодом, можливо, прикуплю для цього сайту домен).

Вся основна інформація про захід (анонс і т.п.) має бути розміщена на сайті ще перед початком переговорів з донорами!

Також на сайті можна розмістити онлайн-анкету, скориставшись безкоштовним функціоналом від гугл-докс, і багато ще чого, виходячи з ситуації та вашої фантазії.
Коли вже узгоджено перелік гостей-донорів, зірок «третього сектору» (у нас це був Тарас Тимчук) та решти VIP, погоджено місце, час та інші моменти – варто починати масовану інформаційну кампанію.

Перші найгучніші постріли мають синхронно пролунати з двох найбільших інформаційних гармат «третього сектору» України. Наступного дня їх має підхопити канонада з гвинтівок місцевих профільних сайтів, кулеметів професійних розсилок, гранат соціальних мереж. Не витрачайте зайвих сил, часу і коштів, вам не потрібна реклама на телебаченні – стріляйте менше, але влучніше, потрапляючи в свою аудиторію!

Звичайно, заздалегідь треба визначити перелік інформаційних каналів, які є найбільш ефективними в роботі з аудиторією вашого заходу, потім варто дізнатися яким чином там можна розмістити інформацію, інколи при цьому варто зв’язатися з модераторами чи адміністраторами, попросити, запропонувати (ні, не гроші!) співпрацю, тощо.

На сайті інформація має поновлюватись відповідно до змін що відбулись, має відображатися перебіг підготовки заходу (на нашому, нажаль, цього не було, врахуємо на наступний раз).

Повторю ще тут тезу з попереднього пункту: варто виділити людину для відповіді на всі запитання щодо заходу! Вона має бути компетентною в питаннях підготовки та проведення вашого заходу і морально готовою до активного спілкування:)

Команда.

Починав готувати захід я один. З усіма учасниками домовився особисто. Партнери підключилися коли треба було визначитись з місцем та поширити інформацію, що й було зроблено, за що дуже їм вдячний.

Але бажано щоб від початку захід готувала команда з 3-4 осіб. Більше не треба, менше – складно і ризиковано.

Ролі між чотирма можна розподілити, наприклад, так: 1-й – зв'язок з донорами та іншими VIP, підготовка програми та решти важливих аспектів (місце і т.п.), 2-й – поширення інформації, 3-й – відповіді на листи й дзвінки, обробка анкет, 4-й – директор:)

Гроші.

На організацію та проведення «Дня Донора» в Харкові не було витрачено жодної копійки коштів!

Власний конференц-зал надав партнер – громадське об’єднання «Поступ», Тарас Фастівець з цієї організації за власний кошт купив все необхідне для кава-брейку, але учасникам було запропоновано при бажанні відшкодувати ці витрати і їх таки було відшкодовано. Інтернет у всіх вже безлімітний.

Телефонні розмови хіба-що можна вважати за витрати, ну і власний час, звичайно, але тут кожен з організаторів і для себе якусь користь отримав: досвід, знайомства та контакти, просто задоволення від спілкування з розумними та цікавими людьми. Тобто, можна сказати що вийшли «в нуль».

Відверто кажу що спочатку мав намір брати з учасників організаційний внесок, в розмірі близько 100 гривень з людини. В цьому було не стільки бажання заробити коштів для організації, скільки, по-перше, «рафінувати» аудиторію, залишивши найбільш вмотивованих, а по-друге, провести такий собі експеримент: скільки й хто прийде, яка буде реакція, тощо. Попередньо анонсовано захід було саме з цими організаційними внесками, і я тоді ще отримав декілька листів з «бронюванням», тобто, були люди готові платити.

Але організувати захід і «продати» його набагато важче ніж просто організувати, не вистачало часу і було прийнято рішення про залучення партнерів і проведення заходу без організаційного внеску.

Говорити про ставлення донорів до ідеї проведення такого заходу «за гроші» вважаю не зовсім коректним – вони самі можуть про це сказати, але висловлюю впевненість що при наявності більших часових, людський та організаційних ресурсів таку ідею реалізувати цілком можливо.

Інша річ – чи доречно?
Особисто я наступного разу буду проводити захід теж безкоштовно, і вам наполегливо раджу! Краще продайте аудиторії тренінги з написання проектів і т.п. наступного дня після зустрічі з донорами! Аудиторію ж «рафінуйте» по анкетах. І, звичайно, якщо вашим єдиним або головним мотивом для проведення “Дня Донора” є заробляння грошей - краще знайдіть іншу тему та аудиторію.

Не впевнений що детально розкрив усі особливості підготовки «Дня Донора», буду радий відповісти на ваші запитання у коментарях до цього запису!